Hotelreinigung selbst reinigen oder outsourcen

Die Hotelreinigung gehört zu den wichtigsten Bereichen im Hotelbetrieb. Saubere Zimmer, gepflegte Badezimmer und ein ordentliches Umfeld sind entscheidend für den Eindruck der Gäste und können sich unmittelbar auf Bewertungen auswirken.

Für Hotelbetreiber stellt sich deshalb eine wichtige Frage: Soll die Reinigung mit eigenem Personal durchgeführt oder an eine professionelle Reinigungsfirma ausgelagert werden?

Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Die richtige Entscheidung hängt unter anderem von Zimmeranzahl, Auslastung, Personalsituation, gewünschter Kontrolle und den Gesamtkosten ab.

Hotelreinigung selbst durchführen: Was spricht dafür?

Beim eigenen Housekeeping sind die Reinigungskräfte direkt beim Hotel angestellt. Die Organisation, Schulung und Qualitätskontrolle liegen damit vollständig beim Hotelbetrieb.

Das bietet einige wichtige Vorteile.

Volle Kontrolle über die Qualität

Das Hotel kann selbst festlegen, welche Standards bei der Zimmerreinigung gelten.

Auch Änderungen können unmittelbar umgesetzt werden. Wenn beispielsweise ein bestimmter Ablauf bei der Reinigung gewünscht wird, kann die Hausdame oder Housekeeping-Leitung das direkt mit dem eigenen Team besprechen.

Mitarbeiter sind mit dem Hotel vertraut

Eigenes Housekeeping kennt die Abläufe und Besonderheiten des Hotels.

Mitarbeiter wissen beispielsweise:

• welche Zimmer besondere Anforderungen haben
• welche Standards gelten
• wie mit VIP-Gästen umzugehen ist
• wo bestimmte Materialien gelagert werden
• welche Besonderheiten einzelne Zimmer haben

Dadurch kann die Zusammenarbeit mit Rezeption, Technik und anderen Abteilungen sehr direkt erfolgen.

Flexible interne Abstimmung

Bei eigenem Personal können Aufgaben kurzfristig umverteilt werden.

Beispielsweise kann bei einer unerwarteten Gruppenanreise das Housekeeping entsprechend priorisiert werden.

Diese direkte Weisungsmöglichkeit ist einer der wesentlichen Unterschiede zu einem externen Dienstleister. 

Ökonomischer Vorteil

Ein gepflegtes Hotel entscheidet darüber, ob Kunden buchen oder nicht und erhöht zudem den Wert Ihrer Hotelimmobilie.

Welche Nachteile hat eigenes Housekeeping?

Die direkte Kontrolle hat allerdings ihren Preis.

Hotelbetreiber müssen nicht nur die eigentlichen Lohnkosten berücksichtigen. Hinzu kommen weitere Aufwendungen und organisatorische Aufgaben.

Dazu gehören beispielsweise:

• Arbeitgeberanteile
• Urlaub
• Krankheit
• Vertretungen
• Recruiting
• Einarbeitung
• Schulungen
• Arbeitskleidung
• Reinigungsmittel
• Reinigungsgeräte
• Wartung und Instandhaltung
• Dienstplanung
• Personalverwaltung

Ein wichtiger Punkt ist außerdem die Auslastung.

Bei eigenem Personal entstehen die Personalkosten auch dann, wenn deutlich weniger Zimmer gereinigt werden müssen.

Bei einer stark schwankenden Auslastung kann das deshalb zu einem erheblichen Fixkostenrisiko werden.

Hotelreinigung outsourcen: Was bedeutet das?

Beim Outsourcing übernimmt eine externe Reinigungsfirma die vereinbarten Reinigungsleistungen.

Je nach Vertrag kann der Dienstleister beispielsweise für folgende Aufgaben verantwortlich sein:

• Zimmerreinigung
• Reinigung von Badezimmern
• Bettenmachen
• Bodenreinigung
• Auffüllen von Verbrauchsmaterialien
• Reinigung öffentlicher Bereiche
• Grundreinigung
• Qualitätskontrolle

Entscheidend ist dabei, dass der Leistungsumfang eindeutig vereinbart wird.

Nicht nur „Hotelzimmer reinigen“ sollte im Vertrag stehen. Es sollte möglichst genau festgelegt werden, welche Leistungen zu welchem Preis enthalten sind. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie eine Hotelreinigung abläuft und was Sie dabei beachten müssen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, mit welchen Kosten Sie rechnen können.

Welche Vorteile hat das Outsourcing?

1. Weniger eigener Personalaufwand

Einer der größten Vorteile liegt in der Personalorganisation.

Recruiting, Einarbeitung, Urlaubsplanung und die Organisation von Ersatz bei Krankheit können weitgehend beim Dienstleister liegen.

Das entlastet insbesondere kleinere Hotels, bei denen die Hausleitung oder Hausdame ohnehin viele verschiedene Aufgaben übernimmt.

2. Flexiblere Kosten bei schwankender Auslastung

Beim eigenen Housekeeping entstehen Personalkosten unabhängig davon, wie viele Zimmer tatsächlich gereinigt werden müssen.

Bei einer externen Reinigung kann dagegen beispielsweise pro gereinigtem Zimmer abgerechnet werden.

Dadurch können die Reinigungskosten stärker an die tatsächliche Auslastung gekoppelt werden.

Gerade bei Hotels mit starken saisonalen Schwankungen kann dieser Unterschied relevant sein.

3. Ersatz bei Krankheit und Urlaub

Fällt eine eigene Reinigungskraft aus, muss das Hotel selbst für Ersatz sorgen.

Bei einem professionellen Dienstleister gehört die Organisation von Vertretungen dagegen normalerweise zu dessen Aufgabenbereich – sofern dies entsprechend vereinbart wurde.

Das kann besonders in der Hochsaison eine große Entlastung darstellen.

4. Weniger Verwaltungsaufwand

Das Hotel muss sich weniger mit der Personalverwaltung des Housekeepings beschäftigen.

Dadurch können Management und Mitarbeiter mehr Zeit für das eigentliche Kerngeschäft aufwenden.

Welche Nachteile hat Outsourcing?

Outsourcing bringt allerdings nicht automatisch nur Vorteile.

Weniger direkte Kontrolle

Externe Mitarbeiter sind nicht beim Hotel angestellt.

Das Hotel kann deshalb nicht einfach wie bei eigenen Mitarbeitern jeden einzelnen Arbeitsschritt direkt anweisen.

Umso wichtiger sind klare Qualitätsstandards, Ansprechpartner und Kontrollmechanismen.

Abhängigkeit vom Dienstleister

Wenn ein externer Partner kurzfristig nicht ausreichend Personal bereitstellen kann, kann das Auswirkungen auf den Hotelbetrieb haben.

Deshalb sollte bereits vor Vertragsabschluss geklärt werden:

• Wie wird bei Krankheit Ersatz organisiert?
• Wer ist Ansprechpartner?
• Wie schnell wird auf Reklamationen reagiert?
• Wie wird die Qualität kontrolliert?
• Welche Leistungen sind garantiert?

Sonderleistungen können zusätzliche Kosten verursachen

Ein häufiger Fehler besteht darin, nur den Preis pro Zimmer zu betrachten.

Sonderleistungen sollten separat geklärt werden.

Beispielsweise:

• starke Verschmutzungen
• zusätzliche Betten
• Sonderreinigung
• Fensterreinigung
• Grundreinigung
• außergewöhnlicher Wäscheaufwand
• kurzfristige Zusatzleistungen

Was nicht im Leistungsverzeichnis enthalten ist, kann später zu zusätzlichen Kosten führen.

Was ist günstiger: eigenes Housekeeping oder Outsourcing?

Das lässt sich nicht allein anhand eines Stundensatzes beantworten.

Beim eigenen Housekeeping sollten die Vollkosten betrachtet werden.

Dazu gehören neben den Löhnen beispielsweise Arbeitgeberkosten, Urlaub, Krankheit, Recruiting, Einarbeitung, Material, Geräte und Verwaltungsaufwand.

Beim Outsourcing steht dagegen beispielsweise ein Preis pro Zimmer oder eine vereinbarte Pauschale im Vordergrund.

Deshalb sollte nicht nur gefragt werden:

„Was kostet eine Reinigungskraft pro Stunde?“

Sondern:

„Was kostet mich die Hotelreinigung insgesamt pro gereinigtem Zimmer und über das gesamte Jahr?“

Gerade bei stark schwankender Auslastung kann dieser Vergleich einen deutlichen Unterschied machen.

Wann lohnt sich eigenes Housekeeping?

Eigenes Housekeeping kann besonders interessant sein, wenn:

• das Hotel eine relativ konstante Auslastung besitzt
• ausreichend Zimmer vorhanden sind, um das Personal dauerhaft auszulasten
• ein eigener Servicestandard besonders wichtig ist
• das Hotel bereits über eine funktionierende Housekeeping-Struktur verfügt
• ausreichend Personal verfügbar ist
• die direkte Steuerung der Mitarbeiter einen hohen Stellenwert besitzt

Bei einem stabil ausgelasteten Hotel können die vorhandenen Mitarbeiter kontinuierlich eingesetzt werden.

Wann lohnt sich Outsourcing?

Die Auslagerung der Hotelreinigung kann besonders interessant sein, wenn:

• die Auslastung stark schwankt
• regelmäßig Personal fehlt
• kurzfristig Ersatz benötigt wird
• das Hotel Probleme bei der Personalgewinnung hat
• die Verwaltung des Housekeepings viel Zeit beansprucht
• das Hotel seine Personalkosten flexibler gestalten möchte
• das Management sich stärker auf das Kerngeschäft konzentrieren möchte

Besonders interessant ist Outsourcing daher nicht zwangsläufig für jedes große Hotel, sondern vor allem für Betriebe, bei denen Personal und Auslastung schwer planbar sind.

Eine dritte Möglichkeit: das Hybridmodell

Zwischen Eigenregie und vollständigem Outsourcing gibt es noch eine dritte Möglichkeit: das Hybridmodell.

Dabei bleibt beispielsweise ein eigenes Kernteam im Hotel, während ein externer Dienstleister zusätzliche Kapazitäten übernimmt.

Das kann beispielsweise bei:

• Krankheit
• Urlaub
• Wochenenden
• hoher Auslastung
• Messen
• Gruppenanreisen
• saisonalen Spitzen

interessant sein.

Der Vorteil: Das Hotel behält einen Teil der internen Struktur und kann gleichzeitig auf zusätzliche externe Kapazitäten zurückgreifen.

Für mittelgroße Hotels kann dieses Modell deshalb eine interessante Alternative zu einer vollständigen Auslagerung sein.

Was sollte im Vertrag mit einer Reinigungsfirma stehen?

Wer sich für Outsourcing entscheidet, sollte den Leistungsumfang möglichst detailliert festlegen.

Ein professionelles Leistungsverzeichnis sollte beispielsweise regeln:

1. Welche Zimmer werden gereinigt?
2. Was gehört zur Reinigung eines Abreisezimmers?
3. Was gehört zur Reinigung eines Bleibezimmers?
4. Welche öffentlichen Bereiche werden gereinigt?
5. Wie häufig werden die einzelnen Bereiche gereinigt?
6. Welche Sonderleistungen sind enthalten?
7. Wie wird Wäsche gehandhabt?
8. Wer stellt Reinigungsmittel und Geräte?
9. Wie werden Reklamationen behandelt?
10. Wie wird die Qualität kontrolliert?
11. Wer übernimmt Vertretungen bei Krankheit oder Urlaub?
12. Wie werden zusätzliche Leistungen abgerechnet?

Je genauer diese Punkte geregelt sind, desto weniger Raum gibt es später für Missverständnisse.

Nicht nur auf den günstigsten Preis achten

Beim Vergleich verschiedener Reinigungsfirmen sollte der Preis natürlich berücksichtigt werden.

Er sollte aber nicht das einzige Entscheidungskriterium sein.

Ein sehr günstiger Anbieter kann langfristig teuer werden, wenn die Reinigungsqualität nicht stimmt.

Gerade bei Hotels kann eine schlechte Reinigung unmittelbar auf die Gästezufriedenheit wirken.

Achten Sie deshalb unter anderem auf:

• Erfahrung mit Hotels
• Referenzen
• feste Ansprechpartner
• Qualitätskontrollen
• Schulung der Mitarbeiter
• Vertretungsregelungen
• transparente Preisgestaltung
• klar definiertes Leistungsverzeichnis

Das Ziel sollte nicht sein, die billigste Hotelreinigung zu finden, sondern einen Anbieter, der zuverlässig die vereinbarte Qualität liefert.

Eigenes Housekeeping oder Outsourcing? Entscheidungshilfe

Diese Tabelle ist allerdings nur eine Orientierung. Entscheidend ist immer die individuelle Kosten- und Personalsituation des Hotels.

Fazit: Hotelreinigung selbst durchführen oder auslagern?

Eine allgemeingültige Lösung gibt es nicht.

Eigenes Housekeeping bietet maximale Kontrolle, direkte Kommunikation und eine enge Integration in den Hotelbetrieb. Dafür trägt das Hotel sämtliche Personal-, Organisations- und Ausfallrisiken selbst.

Outsourcing kann dagegen insbesondere bei schwankender Auslastung, Personalmangel und hohem Verwaltungsaufwand Vorteile bieten. Ein externer Dienstleister kann Personal flexibel bereitstellen und die Organisation des Housekeepings übernehmen.

Für manche Hotels kann schließlich ein Hybridmodell die beste Lösung sein.

Entscheidend ist deshalb nicht allein der Preis pro Zimmer. Vergleichen Sie die Gesamtkosten, den organisatorischen Aufwand, die Auslastung und die gewünschte Qualitätskontrolle.

Wenn Sie Ihre Hotelreinigung in Berlin professionell auslagern möchten, sollte vor Vertragsabschluss genau definiert werden, welche Leistungen enthalten sind und nach welchen Qualitätsstandards gearbeitet wird.